E-Mail-Verwaltung

Bei technischen Problemen steht ein zentraler Support über support@nordostmail.de zur Verfügung.

E-Mail-Adressen für den Bezirk und die dazugehörigen Gemeinden werden von der IT-Abteilung der Kirchenverwaltung vergeben und verwaltet: IT-Support@nak-nordost.de

Für jede Gemeinde ist eine offizielle E-Mail-Adresse eingerichtet. Die bisherigen Adressen nach dem Schema

gemeindename@nak-nordost.de

wurden auf das neue Schema

gemeindename@nak-gemeinde.info

umgestellt.

Die neuen Adressen sind im NAK-Portal hinterlegt und werden für die offizielle Kommunikation der Gemeinden verwendet.

Eine E-Mail-Adresse wird nicht automatisch auf der Internetseite angezeigt. Soll eine Gemeinde dort per E-Mail erreichbar sein, muss die entsprechende Adresse an der gewünschten Stelle hinterlegt werden.

Das kann zum Beispiel bei einem Kontaktformular oder über das Element Inhalt Ansprechpartner erfolgen.

Jeder Kirchenbezirk kann eigene E-Mail-Postfächer einrichten. Dazu werden im CMS Personen als E-Mail-Administratoren für den jeweiligen Kirchenbezirk hinterlegt.

Die E-Mail-Admins können anschließend persönliche Postfächer für Personen des Kirchenbezirks anlegen. Die Postfächer verwenden die Domain des jeweiligen Kirchenbezirks.

Beispiel: v.nachname@nak-luebeck-schwerin.de

Die Person, für die ein Postfach angelegt wurde, erhält anschließend eine Mitteilung. Mit den darin enthaltenen Informationen kann das Postfach entsprechend der Anleitung zur Einrichtung von NordOstMail eingerichtet und genutzt werden.

Die E-Mail-Admins müssen nicht gleichzeitig Internetbeauftragte sein. Sie erhalten durch ihre Funktion jedoch Zugriff auf die entsprechenden E-Mail-Funktionen im CMS.

Eine automatische Weiterleitung eines persönlichen Postfachs an eine private E-Mail-Adresse ist nicht möglich. Von vielen Anbietern werden die E-Mails als SPAM erkannt und ohne Information an den Absender gelöscht. Das offizielle Postfach muss direkt über ein E-Mail-Programm, ein Smartphone oder den Webmailer genutzt werden. Eine Weiterleitung an ein offizielles Postfach ist möglich und wird hier beschrieben.

Die eingerichteten Postfächer können mit einem E-Mail-Programm oder einem Smartphone verbunden werden. Alternativ können die E-Mails über den Webmailer abgerufen werden.

Über den Menüpunkt „Mailkonten“ gelangt ihr zur Übersicht aller eingerichteten E-Mailkonten. Hier seht ihr, wie viele Mailkonten bereits angelegt wurden und wie viele noch eingerichtet werden können. Insgesamt stehen maximal 1.000 Mailkonten zur Verfügung.

In der Übersicht könnt ihr vorhandene Mailkonten bearbeiten, einzelne Konten löschen und eine Übersicht aller Postfächer als Excel-Datei exportieren.

Neues E-Mailkonto anlegen

Über „Neues E-Mailkonto hinzufügen“ öffnet sich ein Formular, in dem ihr die Angaben für das neue Postfach hinterlegt.

• E-Mail-Adresse: Legt fest, unter welcher Adresse das Postfach erreichbar sein soll. Die Domain ist vorgegeben, beispielsweise @nak-luebeck-schwerin.de. Für persönliche Postfächer empfiehlt sich eine Kombination aus Vor- und Nachnamen. Jedes Postfach sollte einer bestimmten Person zugeordnet sein.
• Vorname und Nachname: Gebt den Namen der Person ein, der das Postfach zugeordnet wird.
• Mobilnummer: Tragt die Mobilnummer der betreffenden Person ein.
• Alternative E-Mail-Adresse: Gebt eine alternative E-Mail-Adresse an. An diese Adresse wird die Anleitung zur Einrichtung des Postfachs gesendet.

Prüft eure Angaben und schließt die Einrichtung des Mailkontos ab.

Vorhandene Mailkonten bearbeiten

In der Übersicht der Mailkonten könnt ihr bestehende Postfächer bearbeiten oder bei Bedarf löschen.

Über „Einstellungen / Anleitung Einrichtung zusenden“ gelangt ihr zu den Einstellungen des jeweiligen Postfachs. Dort könnt ihr die hinterlegten Angaben über das bekannte Formular bearbeiten und die Anleitung zur Einrichtung erneut versenden.

Klickt dazu auf „Anleitung an alternative E-Mail-Adresse senden“.

Hat sich die alternative E-Mail-Adresse geändert, wendet euch bitte über den Hilfebereich an den Support. 

Abwesenheitsnachricht einrichten

Für jedes Mailkonto könnt ihr eine Abwesenheitsnachricht hinterlegen. Öffnet dazu die Einstellungen des jeweiligen Postfachs und wählt „Abwesenheitsnachricht hinzufügen“.

Gebt den gewünschten Nachrichtentext ein und legt den Zeitraum fest, in dem die Abwesenheitsnachricht aktiv sein soll.

Eine Weiterleitung verbindet eine offizielle E-Mail-Adresse mit einem anderen offiziellen Postfach.

So kann beispielsweise auf der Internetseite die Adresse jugend@... angegeben werden. Die eingehenden Nachrichten werden an das persönliche Postfach der zuständigen Person weitergeleitet.

Dadurch muss diese Person nicht mehrere Postfächer regelmäßig abrufen. Ändert sich die Zuständigkeit, kann die Weiterleitung einfach auf ein anderes Postfach geändert werden. Die veröffentlichte E-Mail-Adresse muss dabei nicht geändert werden.

Weiterleitungen sind nur zu anderen offiziellen E-Mail-Adressen möglich. Eine Weiterleitung an private E-Mail-Adressen ist nicht vorgesehen.

Weiterleitung einrichten

Über den Menüpunkt „Weiterleitungen“ gelangt ihr zur Übersicht der eingerichteten E-Mail-Weiterleitungen. Hier seht ihr, wie viele Weiterleitungen bereits angelegt wurden. Insgesamt können maximal 1.000 Weiterleitungen eingerichtet werden.

Gebt im Formular die gewünschte Weiterleitungs-E-Mail-Adresse und den Empfänger an.

• Weiterleitungs-E-Mail-Adresse: Legt die Adresse fest, an die E-Mails gesendet werden sollen, beispielsweise jugend@nak-bezirksname.de.
• Empfänger: Gebt das offizielle E-Mail-Postfach an, an das die eingehenden Nachrichten weitergeleitet werden sollen.

Eine Mailingliste eignet sich, um eine Nachricht an mehrere Personen gleichzeitig zu verteilen.

Dazu wird eine E-Mail-Adresse eingerichtet, hinter der mehrere Empfänger hinterlegt sind. Wird eine Nachricht an diese Adresse gesendet, erhalten alle eingetragenen Empfänger die Nachricht.

Mailinglisten können beispielsweise für die Verteilung von Informationen oder Neuigkeiten an einen festen Personenkreis verwendet werden. Als Empfänger können dabei auch private E-Mail-Adressen hinterlegt werden.

Über den Menüpunkt „Mailinglisten“ gelangt ihr zur Übersicht der vorhandenen Mailinglisten. Hier seht ihr, wie viele Mailinglisten bereits angelegt wurden. Insgesamt können maximal 100 Mailinglisten eingerichtet werden.

Über „Mailingliste bearbeiten“ könnt ihr eine bestehende Mailingliste öffnen und deren Einstellungen anpassen.

Im Bereich „Berechtigungen“ legt ihr fest, wer Nachrichten über die Mailingliste versenden darf und wie eingehende Nachrichten behandelt werden.

Je nach Einsatzzweck könnt ihr die Kommunikation auf bestimmte Personen beschränken oder den Teilnehmenden ermöglichen, selbst Nachrichten an die gesamte Liste zu senden.

Für die Zustellung stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung:

• Zulassen: Die Nachricht wird direkt an die Mailingliste weitergeleitet und entsprechend an die Teilnehmenden zugestellt.
• Moderieren: Die Nachricht wird zunächst zur Prüfung zurückgehalten. Ein Moderator muss sie freigeben, bevor sie an die Mailingliste zugestellt wird.
• Abweisen: Die Nachricht wird nicht über die Mailingliste zugestellt.

Die verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nachdem, ob die Nachricht von einem Teilnehmer mit Schreibrechten, einem Teilnehmer ohne Schreibrechte oder einer Person außerhalb der Mailingliste stammt.

Moderatoren dürfen immer schreiben. Moderatoren können unabhängig von den übrigen Schreibberechtigungen Nachrichten an die Mailingliste senden. Die Moderation ist nur möglich, wenn mindestens ein Moderator für die Mailingliste hinterlegt ist.

• Nachrichten von Teilnehmern mit Schreibrechten: Teilnehmende mit Schreibrechten dürfen Nachrichten an die Mailingliste senden. Legt fest, ob diese Nachrichten direkt zugestellt oder vor der Zustellung moderiert werden sollen.
• Nachrichten von Teilnehmern ohne Schreibrechte: Hier bestimmt ihr, wie Nachrichten von Teilnehmenden behandelt werden, die keine Schreibrechte besitzen.
• Nachrichten von Nichtteilnehmern (interne Domains): Diese Einstellung betrifft Nachrichten von Personen, die nicht Mitglied der Mailingliste sind, aber ein offizielles Postfach verwenden.
• Nachrichten von Nichtteilnehmern (externe Domains): Hier legt ihr fest, wie Nachrichten von Personen behandelt werden, die weder Mitglied der Mailingliste sind noch eine interne E-Mail-Adresse verwenden.
  Hinweis: Aus Gründen der Spamvermeidung ist diese Funktion nur eingeschränkt verfügbar. 

Anmeldung an der Mailingliste

Ihr könnt festlegen, ob sich Personen selbstständig an einer Mailingliste anmelden dürfen. Diese Funktion eignet sich beispielsweise für Mailinglisten, die ähnlich wie ein Newsletter genutzt werden.

• Alle Anmeldungen werden abgewiesen: Eine Anmeldung über die Mailingliste ist nicht möglich. Teilnehmende müssen auf anderem Weg hinzugefügt werden.
• Moderator muss Anmeldung genehmigen: Personen können eine Anmeldung anfragen. Die Aufnahme in die Mailingliste erfolgt erst, wenn ein Moderator die Anmeldung genehmigt.
• Jeder darf sich selbst anmelden: Interessierte Personen können sich selbstständig an der Mailingliste anmelden, ohne dass ein Moderator die Anmeldung freigeben muss.

Antwortverhalten einstellen

Über die Einstellung „Antwort an“ legt ihr fest, an wen Antworten auf Nachrichten der Mailingliste gesendet werden.

Es stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Die Liste: Antworten werden an die Mailingliste gesendet und damit an die Teilnehmenden der Liste verteilt.
• Den Absender: Antworten werden ausschließlich an die Person gesendet, die die ursprüngliche Nachricht verfasst hat.
• Die Liste und den Absender: Antworten werden sowohl an die Mailingliste als auch an den ursprünglichen Absender gesendet.

Wählt die passende Einstellung abhängig davon, ob Antworten für alle Teilnehmenden sichtbar sein oder nur direkt an den Absender gehen sollen.

Betreff-Präfix verwenden

Für eine Mailingliste könnt ihr einen festen Präfix für den Betreff festlegen. Dieser wird automatisch vor den Betreff jeder über die Liste versendeten E-Mail gesetzt. Die Funktion ist optional.

Ein einheitlicher Präfix hilft dabei, Nachrichten im E-Mail-Programm leichter zu erkennen und zuzuordnen. So können die E-Mails einer bestimmten Mailingliste beispielsweise anhand des Präfixes schneller wiedergefunden oder über Filter automatisch sortiert werden.

Standard-Rechte für Teilnehmende

Ihr könnt festlegen, welche Berechtigungen neue Teilnehmende standardmäßig erhalten, wenn sie sich an einer Mailingliste anmelden.

Je nach Einstellung können unterschiedliche Rechte vergeben werden:

• Nur Empfangen: Teilnehmende erhalten die Nachrichten der Mailingliste, dürfen selbst jedoch keine Nachrichten über die Liste versenden.
• Schreiben: Teilnehmende dürfen eigene Nachrichten an die Mailingliste senden.
• Moderieren: Teilnehmende erhalten Moderationsrechte und können im Rahmen der eingerichteten Moderationsfunktionen Nachrichten prüfen und freigeben.

Über „Teilnehmer bearbeiten“ gelangt ihr zur Übersicht aller Teilnehmenden einer Mailingliste.

In der Übersicht werden die hinterlegten Namen, E-Mail-Adressen und Berechtigungen angezeigt. Anhand von Haken und Kreuzen erkennt ihr, welche Rechte jeweils vergeben sind.

Ihr könnt vorhandene Teilnehmende bearbeiten oder aus der Mailingliste entfernen. Außerdem stehen euch folgende Funktionen zur Verfügung:

• Teilnehmer hinzufügen: Fügt einzelne Personen manuell zur Mailingliste hinzu.
• Excel-Import: Fügt mehrere Teilnehmende gleichzeitig über eine Excel-Datei hinzu.
• Excel-Export: Ladet die aktuelle Teilnehmerliste als Excel-Datei herunter.

Teilnehmende hinzufügen

Um eine Person manuell zu einer Mailingliste hinzuzufügen, wählt die Funktion „Teilnehmer hinzufügen“. Es öffnet sich eine Tabelle, in der ihr die Angaben für die neuen Teilnehmenden eintragen könnt:

• Name: Gebt optional den Namen der Person ein.
• E-Mail: Tragt die E-Mail-Adresse der Person ein.
• Rechte: Legt fest, welche Berechtigungen die Person innerhalb der Mailingliste erhalten soll.

Teilnehmende per Excel-Datei importieren

Wenn ihr mehrere Personen gleichzeitig zu einer Mailingliste hinzufügen möchtet, könnt ihr die Funktion „Excel-Import“ verwenden.

Bereitet dazu eine Excel-Datei gemäß den vorgegebenen Anforderungen vor. Eine Beispiel-Vorlage könnt ihr herunterladen.

Personen können sich selbst zu einer Mailing-Liste anmelden, wenn Anmeldungen in der Einstellung zugelassen werden.

Dafür wird an die Adresse der Mailing-Liste „+subscribe“ angehängt.

Hat die Mailing-Liste beispielsweise die Adresse

noreply@nordostmail.de

lautet die Adresse für die Anmeldung:

noreply+subscribe@nordostmail.de

Schickt eine Person eine E-Mail an diese Adresse, wird sie automatisch als Teilnehmer der Mailing-Liste eingetragen.

Hier könnt ihr die automatisierten Benachrichtigungen der Mailingliste bearbeiten. In der Regel ist keine Änderung erforderlich. Eine Bearbeitung sollte nur mit entsprechenden technischen Kenntnissen erfolgen.

Die Texte betreffen beispielsweise E-Mails, die an neu angemeldete Teilnehmende oder an Moderatoren versendet werden. Sie enthalten sogenannte Platzhalter für E-Mail-Adressen oder bestimmte Funktionen. Werden diese versehentlich gelöscht, kann dies die Funktion der gesamten Mailingliste beeinträchtigen. Bei Bedarf lässt sich jederzeit der Standardtext wiederherstellen.

Über die Versandhistorie könnt ihr einsehen, wer zuletzt eine E-Mail über die Mailingliste versendet hat und was mit der Nachricht passiert ist, beispielsweise ob sie versendet oder abgelehnt wurde. Außerdem könnt ihr die Empfängerliste einsehen und nachvollziehen, ob die Nachricht alle vorgesehenen Empfänger erreicht hat.

Wenn jemand meldet, dass eine E-Mail nicht angekommen ist, lässt sich hier möglicherweise der Grund dafür finden. So könnt ihr beispielsweise prüfen, ob das Problem beim System oder beim empfangenden E-Mail-Programm liegt, etwa aufgrund eines vollen Postfachs.

Im Log wird in einer Liste festgehalten, wer zuletzt Nachrichten an die Mailingliste gesendet hat.