Kalender abonnieren

Wenn ihr eure Termine bereits in einem anderen Kalender pflegt, könnt ihr diese automatisch in eine Termindatenbank im CMS importieren.

Ein typisches Beispiel ist die Pflege der Termine in einem Google Kalender. Der Kalender stellt die Termine über eine sogenannte iCAL-Adresse bereit. Diese Adresse könnt ihr im CMS als Quelle für einen Import hinterlegen.

Die Termine werden anschließend automatisch in die Termindatenbank übernommen. Der Import wird einmal stündlich im Hintergrund ausgeführt und kann zusätzlich manuell gestartet werden.

So müsst ihr die Termine nicht zusätzlich im CMS pflegen.

Neben den Terminen können weitere Informationen aus dem Kalender übernommen werden. Dazu gehören beispielsweise der Veranstaltungsort und die Beschreibung des Termins.

Auch Kategorien können beim Import zugeordnet werden. So könnt ihr beispielsweise allen importierten Terminen automatisch die Kategorie „Gottesdienst“ zuweisen.

Damit ein Veranstaltungsort automatisch zugeordnet werden kann, muss der im iCAL angegebene Ort genau mit einem bereits im System vorhandenen Veranstaltungsort übereinstimmen.

Dazu muss der Ort beispielsweise in folgendem Format angegeben werden:

Bezeichnung/Titel Straße/Hausnummer Postleitzahl Stadt

Zum Beispiel: Gemeinde Mücheln Eptinger Rain 10 06249 Mücheln

Wenn ihr nicht die vollständige Adresse übernehmen möchtet, könnt ihr in eurer Instanz auch einen eigenen Veranstaltungsort ohne Adresse anlegen. Wenn dieser beispielsweise „Mücheln“ heißt, reicht im iCAL-Feld „Ort“ ebenfalls die Angabe „Mücheln“.

Ansprechpartner können derzeit nicht automatisch aus einem anderen Kalender übernommen werden. Wenn ein Ansprechpartner benötigt wird, kann dieser übergangsweise in der Beschreibung des Termins angegeben werden.

Ihr könnt Termine auch aus dem CMS heraus in einem anderen Kalender abonnieren.

Dafür kann eine Termindatenbank als iCAL-Kalender bereitgestellt werden. Der entsprechende Kalender-Link kann anschließend in vielen Kalenderprogrammen auf dem Smartphone, Computer oder in einem Online-Dienst abonniert werden.

Der Vorteil eines abonnierten Kalenders ist, dass die Termine weiterhin zentral im CMS gepflegt werden. Änderungen an den Terminen können dadurch automatisch an die abonnierten Kalender weitergegeben werden.

Hinweis: Ihr könnt einen iCAL-Kalender auch als Datei herunterladen. Dabei wird nur der aktuelle Stand der Termine heruntergeladen. Spätere Änderungen werden in dieser Datei nicht automatisch übernommen.

Wenn der Kalender aktuell bleiben soll, sollte er deshalb über den bereitgestellten Link abonniert und nicht nur als Datei heruntergeladen werden.

Wenn ihr Gemeindemitgliedern einen Kalender zum Abonnieren anbieten möchtet, gibt es zwei Möglichkeiten.

Exportlink aus dem System

Über den Export einer Termindatenbank kann ein iCAL-Link bereitgestellt werden. Dieser enthält normalerweise alle Termine der ausgewählten Termindatenbank – unabhängig von der Kategorie.

Diese Möglichkeit eignet sich daher in der Regel nicht dafür, den Kalender direkt für Gemeindemitglieder bereitzustellen.

Eine mögliche Ausnahme ist ein gemeinsam genutzter Kalender, beispielsweise ein Google Kalender. Dieser kann die Termine aus dem CMS übernehmen und anschließend einen eigenen, gegebenenfalls gefilterten Kalender für die Gemeindemitglieder bereitstellen.

iCAL-Link aus einem Kalender-Element

Eine weitere Möglichkeit bietet das Kalender-Element im Front-End.

Wenn ihr einen Kalender auf einer Seite über ein Element anzeigt, steht dort die Schaltfläche „ICAL“ zur Verfügung. Mit einem Rechtsklick auf diese Schaltfläche könnt ihr den Link zum Kalender kopieren und anschließend weitergeben.

Wichtig: Ein Linksklick auf „ICAL“ lädt lediglich eine iCAL-Datei herunter. Diese enthält nur den aktuellen Stand der Termine und wird später nicht automatisch aktualisiert.

Der Vorteil des iCAL-Links aus dem Kalender-Element ist, dass die für das Element eingestellten Filter berücksichtigt werden. Ihr könnt beispielsweise nur bestimmte Kategorien anzeigen und genau diesen Kalender zum Abonnieren bereitstellen.

Achtung: Wenn ihr das Kalender-Element später ändert oder ersetzt, können bereits weitergegebene iCAL-Links verloren gehen.

Wie der kopierte iCAL-Link anschließend in einem persönlichen Kalenderprogramm abonniert wird, hängt vom jeweiligen Anbieter und Programm ab. Eine entsprechende Anleitung findet ihr in der Regel in der Hilfe des verwendeten Kalenderprogramms.

Um Termine aus einem anderen System zu übernehmen, könnt ihr einen Import für die gewünschte Termindatenbank einrichten.

Dafür stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

• Name: Hier könnt ihr eine Bezeichnung für den Import vergeben.
• Quelle: Hier wird die Adresse angegeben, von der die Termine importiert werden. Bei einem Kalenderimport ist dies beispielsweise die iCAL-Adresse des anderen Kalenders.
• Format: Für Termindatenbanken können die Formate iCAL und JSON verwendet werden.

Löschen vor Import

Hier könnt ihr festlegen, was mit den bereits vorhandenen Terminen geschehen soll:

• Ja, alle zurücksetzen: Alle bereits vorhandenen Einträge werden vor dem Import gelöscht und anschließend neu importiert.
• Nein, nur neue hinzufügen: Bereits vorhandene Einträge bleiben erhalten. Es werden nur neue Einträge hinzugefügt.

Status der neuen Einträge

Ihr könnt festlegen, ob importierte Termine direkt freigegeben oder zunächst als Entwurf gespeichert werden.

Kategorien zuordnen

Den importierten Terminen können automatisch Kategorien zugeordnet werden.

Ein eingerichteter Import kann bearbeitet, gelöscht oder manuell ausgeführt werden.

Die Importe werden außerdem einmal stündlich automatisch im Hintergrund ausgeführt.

Vorhandene Exporte können bearbeitet oder gelöscht werden.

Außerdem könnt ihr den Link, unter dem ein Export aktuell nach außen erreichbar ist, zurücksetzen.

Die Einträge einer Datenbank können als Excel-Datei exportiert werden.

Dabei werden die Einträge exportiert, die aktuell über den Filter ausgewählt sind.