Newsletter erstellen und versenden

Ein Newsletter besteht aus verschiedenen Bausteinen:

• Eine Abonnenten-Datenbank speichert die Personen, die den Newsletter abonniert haben.
• In einer Newsletter-Ausgabe legt ihr fest, welche Inhalte verschickt werden sollen.
• Über das Newsletter-Element können sich Besucher für den Newsletter anmelden.
• Nach der Anmeldung erhalten sie eine Bestätigung. Über diese können sie die Anmeldung bestätigen oder sich später wieder vom Newsletter abmelden.

Für die Anmeldung und Abmeldung wird eine eigene Seite benötigt. Auf dieser Seite können die entsprechenden Rückmeldungen angezeigt werden.

Zunächst benötigt ihr eine Seite, auf der das CMS Rückmeldungen zur Newsletter-Anmeldung und -Abmeldung anzeigen kann.

Legt dafür eine neue Seite an und fügt dort das Element „Newsletter Rückmeldung“ ein. Die Seite muss online sein, kann aber im Menü ausgeblendet werden (siehe auch "Menüstruktur bearbeiten (Seiten anlegen)"). Für dieses Element sind keine weiteren Einstellungen notwendig.

Hinweis: Merkt euch diese Seite. Sie wird später noch als „Zielseite für Bestätigung / Abmeldung“ ausgewählt.

Die Personen, die euren Newsletter abonnieren, werden in einer eigenen Datenbank gespeichert.

Legt deshalb eine neue Datenbank für die Newsletter-Abonnenten an.

In den Einstellungen der Datenbank:

1. Wählt als Typ „Abonnenten“.
2. Konfiguriert die Datenbank.
3. Wählt die Vorgabe „Datenbank Newsletter Abonnenten“ aus.

Damit weiß das CMS, dass diese Datenbank für die Verwaltung der Newsletter-Abonnenten verwendet werden soll.

Eine Anleitung zur Erstellung neuer Datenbanken findet ihr unter "xxx".

Auch die einzelnen Newsletter, die ihr später verschicken möchtet, werden in einer Datenbank gespeichert.

Legt dafür eine weitere Datenbank an.

Für diese Datenbank muss kein Typ ausgewählt werden. Das Feld kann leer bleiben.

Konfiguriert anschließend die Datenbank und wählt die Vorgabe „Datenbank Newsletter Ausgaben“ aus.

Anschließend muss das Plugin „Newsletter“ der Datenbank-Struktur zugewiesen werden. Bevor ihr Plugins aktiviert oder verändert, wendet euch bitte über den Hilfebereich an den Support und stimmt die benötigten Einstellungen ab.

In den Einstellungen der Vorgabe „Newsletter-Ausgabe“ werden die grundlegenden Einstellungen für den Versand festgelegt.

Hier könnt ihr unter anderem folgende Einstellungen vornehmen:

• Header-Bild: Legt ein Bild fest, das automatisch für einen Newsletter verwendet wird, wenn bei der jeweiligen Newsletter-Ausgabe kein eigenes Aufmacher-Bild angegeben wurde.
• Abonnenten-Datenbank: Wählt hier die Datenbank aus, in der die Newsletter-Abonnenten gespeichert werden.
• Absender-E-Mail-Adresse: Legt die E-Mail-Adresse fest, von der der Newsletter verschickt wird, zum Beispiel: no-reply@nak-nordost.de. Verwendet hier eine E-Mail-Adresse, die für den Newsletter-Versand vorgesehen ist.
• Newsletter-Template: Wählt das gewünschte Template für den Newsletter aus.
• E-Mail-Betreff-Präfix: Hier könnt ihr optional einen Text festlegen, der automatisch vor den Betreff jeder Newsletter-Ausgabe gesetzt wird.

Beim Erstellen eines Newsletters kann das CMS automatisch aktuelle Meldungen und Termine vorschlagen.

Dafür könnt ihr in den Einstellungen festlegen, aus welchen Datenbanken diese Vorschläge kommen sollen.

Außerdem könnt ihr bestimmen, wie viele Einträge vorgeschlagen werden.

Hinweis: Kampagnendatenbanken können an dieser Stelle zwar ausgewählt werden, werden bei der Erstellung eines Newsletters derzeit jedoch nicht berücksichtigt.

Wählt bei „Zielseite für Bestätigung / Abmeldung“ die Seite aus, die ihr zuvor für die Newsletter-Rückmeldungen erstellt habt.

Über diese Seite können Besucher beispielsweise die Anmeldung zum Newsletter bestätigen oder sich wieder abmelden.

Damit Besucher den Newsletter abonnieren können, benötigt ihr auf einer Seite das Element „Inhalt Newsletter (Einfach)“.

Fügt das Element auf der gewünschten Seite ein und nehmt anschließend folgende Einstellungen vor:

• Wählt die Abonnenten-Datenbank aus, in der die Anmeldungen gespeichert werden sollen.
• Legt die Absender-E-Mail-Adresse fest.
• Wählt bei „Zielseite für Bestätigung / Abmeldung“ wieder die zuvor erstellte Seite aus.

Die Newsletter-Anmeldung kann anschließend auf der entsprechenden Seite angezeigt werden.

Die grundlegende Einrichtung ist damit abgeschlossen. Nun könnt ihr eine konkrete Newsletter-Ausgabe erstellen.

Öffnet dazu die Datenbank „Newsletter-Ausgaben“ und legt einen neuen Eintrag an.

Füllt die Felder der Newsletter-Ausgabe aus.

• E-Mail-Betreff: Gebt hier den Betreff ein, der beim Empfänger als Betreff der E-Mail angezeigt wird.
• Überschrift: Die Überschrift wird innerhalb des Newsletters angezeigt.
• Aufmacher-Bild: Hier könnt ihr ein Bild für die Newsletter-Ausgabe auswählen. Wenn ihr kein eigenes Bild festlegt, verwendet das CMS automatisch das Header-Bild, das in den Einstellungen der Newsletter-Ausgabe hinterlegt wurde.
• Bildverlinkung: Wenn das Aufmacher-Bild auf eine bestimmte Seite verlinken soll, könnt ihr hier den entsprechenden Pfad angeben. Der Pfad wird ohne Domain eingetragen.
• Festen Text eintragen: Hier könnt ihr einen Text eintragen, der in dieser Newsletter-Ausgabe erscheinen soll.
• Meldungen und Termine auswählen (optional): Anschließend könnt ihr festlegen, welche Meldungen und Termine in dieser Ausgabe erscheinen sollen. Wenn ihr zuvor entsprechende Datenbanken für die automatischen Vorschläge eingerichtet habt, werden euch hier passende Einträge vorgeschlagen.

Wenn ihr alle Inhalte eingetragen habt, speichert den Newsletter und kehrt zur Liste der Newsletter-Ausgaben zurück.

Bevor ihr den Newsletter an alle Abonnenten verschickt, könnt ihr ihn optional zunächst an euch selbst senden. So könnt ihr überprüfen, ob die Darstellung und die Inhalte wie gewünscht aussehen.

Wenn alles passt, könnt ihr den Newsletter versenden.

Wichtig: Prüft vor dem Versand noch einmal Betreff, Inhalte, Bilder und Links. Ein bereits versendeter Newsletter kann nicht erneut über das CMS verschickt werden.

Nach dem Absenden wird der Newsletter nicht unbedingt sofort verschickt.

Je nach Auslastung der Versand-Warteschlange kann es 0 bis 5 Minuten dauern, bis der Versand beginnt.

In der Liste der Newsletter-Ausgaben könnt ihr sehen, ob der Newsletter bereits verschickt wurde.

Sobald ein Newsletter versendet wurde, kann derselbe Eintrag nicht erneut verschickt werden.

Wem die Einrichtung eines Newsletters zu aufwendig ist und wer einfach Informationen oder Dokumente schnell per E-Mail an einen größeren Kreis versenden möchte, kann die sogenannten Mailinglisten nutzen.

Wie ihr eine Mailingliste einrichtet und verwendet, wird in der Anleitung "Mailingliste" beschrieben.